Dlaczego co miesiąc zastanawiasz się jakie rachunki opłacić w pierwszej kolejności? Jak utrzymać płynność finansową w firmie?

Comiesięczne koszty utrzymania firmy stanowią poważne obciążenie dla budżetu nawet dobrze prosperującego biznesu, a w obecnych realiach rynkowych sytuacja jest jeszcze trudniejsza ze względu na spowolnienie gospodarcze. Konieczność wyboru pomiędzy rachunkami do opłacenia, inwestycjami oraz codziennymi wydatkami firmy stanowi dla sporej grupy przedsiębiorstw biznesową codzienność.

Istnieją działania, które pomogą Ci zyskać większą kontrolę nad firmowymi finansami. Dowiedz się, co możesz zrobić, by zachować płynność finansową i ograniczyć negatywne skutki nieopłacanych w terminie faktur.

Sprawdzanie wiarygodności swoich kontrahentów przed podjęciem współpracy

Ufaj, ale sprawdzaj. Nie każdy potencjalny partner biznesowy czy kontrahent zasługuje na Twoje zaufanie, a Twoja intuicja nie zawsze musi być jedynym doradcą w tej sprawie.

Istnieje wiele narzędzi i organizacji, które pomogą Ci zweryfikować wiarygodność Twoich potencjalnych klientów. Oto, co możesz zrobić.

• Sprawdź dane kontrahenta w publicznych rejestrach gospodarczych, takich jak CEIDG, KRS, REGON lub RDN. Tam znajdziesz informacje o statusie prawnym, adresie czy rodzaju działalności.
• Sprawdź raporty finansowe firmy, jeśli są dostępne w Krajowym Rejestrze Sądowym.
• Sprawdź, czy firma ma długi wobec innych podmiotów lub organów państwowych. Możesz to zrobić w bezpłatnych rejestrach publicznych – jak Krajowy Rejestr Długów.
• Poproś kontrahenta o przedstawienie zaświadczeń o terminowym opłacaniu zobowiązań ubezpieczeniowych i podatkowych.

Racjonalne dysponowanie budżetem firmy

Kolejna kwestia związana z zachowaniem płynności finansowej to rozsądne zarządzanie finansami. Zanim zaczniesz wydawać firmowe pieniądze, dokładnie przeanalizuj swój budżet i wszystkie bieżące zobowiązania. To ich spłacaniem musisz zająć się w pierwszej kolejności. Być może podczas tego typu analiz odkryjesz wydatki, z których możesz zrezygnować.

Dopiero po opłaceniu wszystkich koniecznych zobowiązań zacznij myśleć o inwestycjach – np. w nowe zasoby materialne, marketing czy rozwój pracowników. Wydawaj na to środki tylko wtedy, gdy ocenisz, że sytuacja finansowa Twojego przedsiębiorstwa nie zostanie przez nie zachwiana – także wtedy, gdy pojawią się niespodziewane wydatki.

Pilnowanie terminów płatności kontrahentów

Terminy zapłaty na fakturach nie pojawiają się przypadkowo. Są one tam po to, by ich dotrzymywać. Niestety rzeczywistość bywa zgoła inna.

Twoją rolą jest to, by kontrolować, czy otrzymujesz na czas płatności – nie możesz liczyć jedynie na dobrą wolę czy poczucie obowiązku Twoich kontrahentów. Jak możesz ułatwić sobie ten proces?

• Ustalaj krótkie terminy płatności faktur. Istnieje wtedy duże prawdopodobieństwo, że klienci zapłacą je od razu i nie będą odkładać płatności na później.
• Korzystaj z oprogramowań do fakturowania. Pomoże Ci to kontrolować opłacanie faktur i da możliwość ustawienia przypomnień w przypadku braku płatności.
• Podpisuj z kontrahentami umowy, które jasno precyzują, z czym wiąże się nieopłacanie faktur w terminie. Określ w nich wysokość odsetek za zwłokę w spłacie i informuj o możliwości wpisu do Krajowego Rejestru Dłużników.

Stworzenie poduszki finansowej

Bez inwestycji Twoja firma nie będzie się rozwijać – to oczywiste. Jeżeli zależy Ci na zachowaniu płynności finansowej, nie możesz jednak wydawać więcej niż zarabiasz.

Warto być także przygotowanym na niespodziewane koszty. Tak jak w życiu, i w biznesie mogą pojawić się nieplanowane wydatki – związane chociażby z koniecznością naprawy jakiejś usterki czy wypłatą rekompensaty.

Jeżeli nie będziesz mieć zabezpieczonych środków na takie ewentualności, stabilność finansowa Twojej firmy może zostać zachwiana. Właśnie dlatego dobrym pomysłem jest stworzenie tzw. poduszki bezpieczeństwa, czyli innymi słowy odłożenie pieniędzy na czarną godzinę.

Wysokość poduszki zależy od specyfiki działania i wielkości Twojej firmy. Określ, ile środków potrzebujesz, by pokryć wszystkie bieżące zobowiązania Twojego przedsiębiorstwa (koszty wynajmu biura i innych powierzchni, wynagrodzenia pracowników, koszty narzędzi i oprogramowań, rachunki itd.).

Gdy ustalisz tę kwotę, pomnóż ją np. przez 3 czy nawet 6 – w zależności od tego, na ile miesięcy bez ewentualnego zarobku chcesz się przygotować. Pamiętaj, że to Ty najlepiej znasz swoją działalność i wiesz, jaka suma będzie dla niej realnym zabezpieczeniem.

Nie warto rezygnować z odzyskania swoich należności

Mierzymy się aktualnie z niestabilną sytuacją gospodarczą. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy powinni rezygnować z odzyskiwania swoich pieniędzy.

Co możesz w tym zakresie zrobić?

Zacznij od przypomnienia swoim kontrahentom o terminach płatności i wysyłania próśb o uregulowanie zobowiązań. Nie ma jednak gwarancji, że takie działania przyniosą oczekiwany skutek w każdym przypadku.

Jeżeli masz trudności w samodzielnym wyegzekwowaniu należności, możesz skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej. Przejmie ona Twój dług i postara się o jego spłatę.

Przewagą takich firm jest to, że mogą one sobie pozwolić na negocjowanie z dłużnikiem warunków, na które wielu przedsiębiorstw po prostu nie stać. Mowa tu chociażby o zaprzestaniu naliczania odsetek karnych, rozłożeniu zadłużenia na raty czy odroczeniu płatności.